前回のコラム「この機会に経営を見直す（ビジネス断捨離-③）」の続きです。
これまでため込んだ紙書類を「廃棄」と「残す」に分類し、残すものについては「スキャンしてデータ化」というところまでお伝えしました。
今回は、それを実際にどう進めたのかを書いていきたいと思います。
紙もの→データ化するワケ
- これまでにきちんと整理してこなかった書類は、1年後にも同じような断捨離を行わないといけなくなる。
- 実際の書類は、MTG議事録なのかプレゼン参考資料なのかのように、分類が分からないことがよくある。だから、整理できない。
- 紙ものは、場所を取る。
- ファイリング分類がよく分からない＝探しにくい＝見つからないから活用しない。
- 紙ものファイルに一覧表を作ったりするが、それを作るならPCにフォルダ分けすればいいのでは？
実際にスキャンを始める
前回もお伝えしましたとおり、弊社にはいわゆる複合機がありますので、それでスキャンを進めることにしました。
このときにポイントにしたのは、目的は紙ものの断捨離なので、とにかく後から読める状態でどんどん好かyんだけしてしまうということです。
おそらく、今の複合機にはほとんどスキャン機能がついてると思いますので、参考にしてみてください。
- 自動原稿送りがついていると、さらに手間がかからない。
- パフォーマンスチャージ契約だと、スキャン料金はかからない。（弊社の契約の場合）
- スキャンデータの保存先が一箇所。
- スキャンするときに、内容は確認しないでどんどん進める。
スキャンデータを保管していく
あくまでも弊社の場合ですが、スキャンしたデータはPCの一つのフォルダに保存されていきます。
ファイルの一番上にあるように、データのファイル名は勝手にふられています。
これを自分で後からパッと見てわかるように、次のルールでファイル名を変更していくことにしました。
- 一番最初に日付を入れる
（例：20191006）
大抵の紙もの書類には日付が入っていますので、それを入れることにします。 - 相手がいる場合には、その名前を入れる。
（例：〇〇商事△△社長）
複数社との面談などの場合は、できるだけ入れることにしました。 - その書類が何の書類なのかの概要を入れる。
（例：MTGメモ）
社内MTGの場合には「〇〇案件社内MTG」という感じで入れる事にしました。
これをつなげると、こういう感じのファイル名になります。
（例：20191006〇〇商事△△社長MTGメモ）
やっぱりスキャンの保管は便利だった！
上のようなファイル名のルールを決めてしまうと、検索がとても簡単にまります。
例えば「20191006〇〇商事△△社長MTGメモ」でしたら、
「2019年10月くらいのMTGだったな」→「2019」で検索
「〇〇商事との書類は？」→「〇〇商事」で検索
「会社名なんだっけ？社長の名前は△△は覚えてるけど」→「△△」で検索
すればいいわけです。
それともう一つ便利なことがありました。
例えば、社内MTGが〇〇商事のプレゼン会議だった場合、紙に書いたメモをファイリングする際に
「社内MTG議事録のファイル」と「○○商事のファイル」とのどちらにファイルすればいいのかを悩むことがあります。
また、同じ会議が次にあった場合に、前回はこっち今回はこっちというというように一貫しないこともあるかもしれません。
が、データ化してしまえば保存のフォルダを２つ作って、コピーして両方に保存してしまえばいいわけです。
「紙もの断捨離」は、今回で終わりです。
次回は、紙ものと同じように弊社に大量にある（たぶん3,000枚位）名刺の断捨離をお伝えしたいと思います。